はじめに
本人確認は、金融サービスや不動産、通信、各種オンラインサービスなど、さまざまな場面で必要となる重要な業務です。
一方で、本人確認書類のチェックや申込情報との照合、確認結果の記録などを人手で行っている場合、一件あたりの処理に時間がかかり、申込件数が増えるほど担当者の負担も大きくなります。また、提出された書類に不備があると、再提出の依頼や再確認といった追加作業も発生します。
本人確認にかかる時間を短縮するためには、単に確認作業を急ぐのではなく、「どの工程に時間がかかっているのか」を整理し、業務フローそのものを見直すことが重要です。
本記事では、本人確認に時間がかかる主な原因と、本人確認業務を効率化するための改善方法について解説します。
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1．本人確認に時間がかかる主な原因
本人確認に時間がかかる原因の一つは、複数の確認作業を人手で行っていることです。
例えば、本人確認書類の氏名・住所・生年月日などを確認し、申込時に入力された情報と照合する場合、担当者が一件ずつ書類と申込情報を確認する必要があります。申込件数が増えれば、それに比例して確認作業に必要な時間も増えていきます。
また、提出された本人確認書類の画像が不鮮明だったり、必要な情報が隠れていたりすると、そのまま確認を完了できない場合があります。ユーザーに再提出を依頼し、再度確認する工程が発生すれば、一件の本人確認を完了するまでの作業量も増加します。
さらに、本人確認に必要な情報を複数のシステムで管理している場合、画面を切り替えながら情報を確認したり、確認結果を別のシステムへ入力したりする作業が発生することもあります。
このように、本人確認そのものだけでなく、情報の照合、入力、不備対応、記録といった周辺業務が積み重なることで、本人確認全体に時間がかかるケースがあります。
2．本人確認に時間がかかることで生じる課題
本人確認に時間がかかると、まず担当者の業務負担が大きくなります。
特に申込件数が増える時期には、確認待ちの案件が蓄積しやすくなり、通常業務を圧迫する可能性があります。本人確認のために人員を増やす場合には、人件費や教育コストも必要になります。
また、本人確認の処理時間は、ユーザー側の利便性にも影響します。
サービスの申込みやアカウント開設などの途中で本人確認が必要な場合、確認完了まで長時間待つ必要があると、サービスを利用できるまでの時間も長くなります。書類の再提出が何度も発生すれば、ユーザーにとっても負担となり、申込み途中で離脱する要因になる可能性があります。
そのため、本人確認業務の効率化は、単に社内の作業時間を削減するだけではなく、ユーザーがスムーズにサービスを利用開始できる環境を整えるという点でも重要です。
3．本人確認業務を効率化するための改善方法
本人確認業務を効率化するためには、まず現在の業務フローを整理し、どの工程に時間がかかっているのかを把握することが重要です。
例えば、本人確認書類に記載された情報を担当者が手入力している場合、OCRを活用することで氏名や住所、生年月日などの情報を自動で読み取り、入力作業を削減できます。
また、オンライン上で本人確認を完結できるeKYCを導入することで、書類の郵送や対面での確認など、従来必要だった工程をオンライン化することも可能です。
本人確認の方法としては、本人確認書類や顔を撮影して確認する方法だけでなく、マイナンバーカードなどに搭載されたICチップを読み取る方法や、公的個人認証サービス（JPKI）を利用する方法などがあります。
特にICチップやJPKIを活用した本人確認では、カードに格納された情報や電子証明書を利用して本人確認を行うため、撮影画像を利用する方法とは異なる形で情報を取得・確認できます。
さらに、本人確認システムと自社の申込システムや顧客管理システムを連携させることで、確認結果の転記やシステム間の移動といった作業を減らすこともできます。
どの仕組みを導入するかだけではなく、現在発生している作業のうち「どの工程を削減・自動化できるか」という視点で業務フロー全体を見直すことが重要です。
4．自動化する業務と目視確認する業務を整理する
本人確認業務を効率化する際には、すべての作業を自動化するのではなく、自動化する業務と担当者が確認する業務を整理することも重要です。
例えば、本人確認書類からの情報取得や申込情報との照合など、一定のルールに基づいて処理できる作業は、システムによる自動化と相性が良い業務です。
一方で、提出された情報に不備があるケースや、通常とは異なる対応が必要なケースなどでは、担当者による確認が必要になる場合があります。
そのため、すべての申込みを最初から最後まで担当者が確認するのではなく、システムで処理できるものは自動化し、確認が必要な案件のみ担当者が対応するフローを構築することで、目視確認の対象を絞ることができます。
本人確認件数が増加しても担当者の作業量がそのまま増え続けない仕組みを整えることが、継続的な業務効率化につながります。
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まとめ
本人確認に時間がかかる背景には、本人確認書類のチェックだけでなく、申込情報との照合、情報入力、不備対応、確認結果の記録など、さまざまな作業があります。
本人確認業務を効率化するためには、まず現在の業務フローを整理し、時間がかかっている工程を把握することが重要です。そのうえで、OCRやeKYC、ICチップ読み取り、JPKI、システム連携などを活用し、自動化できる工程を見直すことで、担当者の負担軽減につなげることができます。
すべての作業を一律に自動化するのではなく、自動化できる業務と人による確認が必要な業務を切り分け、自社の運用に適した本人確認フローを構築することが重要です。
